在频繁的商贸活动中，香港公司的文件在内地或国际市场上的使用越来越多。然而，每个国家或地区法律体系均有不同，为了防止伪造文件,文书转递需要公证认证才能在该国家或地区有效使用。但对于非专业人士来说公证文件的程序繁琐、要求复杂，往往不知所措。
想了解香港公司文件公证， 首先要了解其定义及种类。 香港律师公证是将发生在香港地区的法律行为， 具法律意义的事实及文书进行公证以证明其真实性及合法性。
一般来说，香港公司的公证文件按其适用地区， 分为三种：
1.在香港本地使用的香港律师公证;
2.在内地使用的中国委托公证;
3.在世界各国使用的国际公证。
一、中国委托公证公证
香港公司文件在中国内地使用， 需先经由中国司法部授权的中国委托公证人公证， 再经过中国法律服务(香港)有限公司审核、登记和加盖转递章后才具有法律效力， 被中国内地相关部门所接受。 未经审核加章转递程序的证明文书， 不具有公证文书的证明效力和执行效力。
中国委托公证人是由中国司法部统一培训、考试通过后任命， 职责是证实在香港发生的具有法律意义的行为、事实、活动等， 作用范围是在内地。 内地认可的香港委托公证人需具备10年以上的律师事务经验， 懂中文交流、起草文件， 具有良好的职业道德。
中国委托公证人公证常见用途一般有：
1.香港企业在内地设立代表处或外商独资企业;
2.代表处或外商独资企业的工商信息变更;
3.香港企业在内地投资经营;
4.房屋买卖抵押;
5.法律诉讼;
6.其它各类商业贸易行为中需进行声明宣誓或授权委托代理人。
二、国际公证人公证
如果需要把香港公司的文件拿到海外其他国家使用或者证明某些事实， 则该文件需由国际公证人进行公证。
国际公证人即为跨国使用的文书办理公证的人员, 英文Notary Public。 香港国际公证人由香港高等法院委任， 国际公证人律师的名字必须在香港高等法院国际公证人注册记录册上登记注册。 主要工作包括拟备、签立、核证送往海外使用的法律文件。 经香港国际公证人拟备、签立、核证的文件在全球受到广泛认可。
国际公证人公证根据公证文件使用国家分两种情况：
（1）海牙认证- Apostille(文件用于海牙公约组织成员国)
海牙认证又叫Apostille。 是指由国家政府机构(一般为最高人民法院)统一出具的，对原认证的签发人(通常是当地公证处或国际公证人)所做签字、盖章的真实性进行二级认证， 并在原认证书上加盖印章或标签， 这个过程就叫做海牙认证(即加签)。 海牙认证不是对所需认证文件内容的认证，其二次认证是对原认证签发人是否有资质出具原认证文件的认证。
在香港做海牙认证，文件需先由香港国际公证人公证， 然后送交香港高等法院认证， 即在海牙公约组织成员国可使用。
海牙公约组织成员国，目前成员国有108个。 如美国、德国、法国、俄罗斯、荷兰、韩国、日本、澳大利亚、中国香港及中国澳门都是海牙公约组织成员国。
但中国大陆并不是海牙公约成员国之一， 所以需要做海牙认证的文件需要通过香港国际公证人办理。
（2）使馆认证-Legalization(文件用于非海牙公约组织成员国)
使馆认证又叫Legalization。 文书在海外使用时，但凡双方国家一方不是海牙公约组织成员国， 公证文件需先由国际公证人公证， 然后送交香港高等法院认证， 最后拿到该国驻香港领事馆认证;
如果该国在香港没有领事馆， 则需将香港高等法院加签后的文件送外交部驻港特派员公署认证，然后送该国驻北京大使馆认证。
在进行国际公证人公证前律师会先确认文件使用国家以确定该国是否海牙公约组织成员国。 另外，对于使用不同语言的国家，在公证文件时需根据要求将文件翻译成该国语言。
公证文件常见用途一般有：
1.香港企业在国际市场设立分支机构;
2.海外银行开户;
3.海外投标;
4.投资融资银行贷款;
5.法律诉讼;
6.房屋买卖抵押;
7.验证外国语言的翻译;
8.其它各类商业贸易行为需进行声明宣誓或授权委托代理人。
