根据国际惯例和我国规定，中国机构出具的文书在国外使用，一般应先经外交部领事司（以下简称“领事司”）认证。）或当地政府外事办公室（FAO）授权的文件，再经文件使用国使领馆认证。该部门及其授权的外办是办理中国合法化事务的主管部门。
办理完认证后，我局和外办可协助申请人将文件转交使领馆申请认证。
一般认证所需文件有：出生、死亡、婚姻、无犯罪记录、亲属关系、学历、职业资格、声明书、委托书、委托书、合同、章程、动物检验检疫证明等或植物、原产地证明、发票以及其他民事或商业用途的公证、证明或票据等。这些文件由中国公证机构、出入境检验检疫局、中国贸促会出具国际贸易（中国贸促会）。
向领事司办理证件认证须知
（一）申请办理商务文书认证时，公证书（或贸促会证明或商业票据）原件、企业出具的授权书原件一份、被授权人有效护照复印件及其他所需材料必须由有关大使馆提交。企业应当授权本企业人员提出合法化申请。
（2）对于需要商务部和外国驻京使馆认证的文件，一些外办或其他授权机构可以帮助申请人将上述材料转交商务部。
